verkiezings reglement

I ALGEMEEN

0. Definities

Vereniging: Huurdersvereniging De Berkelstreek;

Bestuur: het bestuur van Huurdersvereniging De Berkelstreek;

Statuten: de statuten van de Huurdersvereniging De Berkelstreek;

Verhuurder: Stichting Viverion;

Werkgebied: Lochem, Holten, Laren en Barchem.

Huurder: een bewoner van een woning welke is verhuurd door Viverion

1. Het bestuur van de vereniging bestaat, conform art. 6, lid 1 van de statuten, uit een door de Algemene Ledenvergadering (ALV) vast te stellen oneven aantal van tenminste drie bestuursleden.

Het bestuur bestaat bij de vaststelling van dit verkiezingsreglement uit 5 leden, waarbij de samenstelling als volgt is: Lochem 2, Holten 1, Laren 1 en Barchem 1. Bij vertrek van een bestuurslid zal diens opvolging plaatsvinden door een door de ALV benoemd lid uit dezelfde plaats als het vertrokken lid.

Bij (tussentijdse) verkiezingen geldt dat de bestuurssamenstelling na de verkiezingen wederom voldoet aan het gestelde in de vorige alinea.

2. De verkiezing van de bestuursleden vindt plaats bij geheime schriftelijke stemming.

3. Het bestuur organiseert de verkiezing en kan hiervoor een verkiezingscommissie instellen. Organisatie van de verkiezing geschiedt met in achtneming van het in dit reglement bepaalde.

4. De datum van de verkiezing wordt vastgesteld door het bestuur. De bestuursverkiezingen vinden plaats in de Algemene Ledenvergadering conform art. 10 van de statuten.

II KIESGERECHTIGDEN EN VERKIESBAARHEID

5. Kiesgerechtigd zijn zij, die op de dag van de verkiezingen volgens de definitie van artikel 4 van de statuten als lid zijn aan te merken.

6. Verkiesbaar zijn zij, die op de dag van de verkiezingen volgens de definitie van art. 4 van de statuten en art. 0 van dit reglement, zijn aan te merken als huurder, die akkoord gaan met vermelding van hun naam, leeftijd en woonplaats op de kieslijst en die uiterlijk een week voor de verkiezingsdatum een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag op de risicogebieden Geld, Personen en Gezondheid en Welzijn Mens en Dier) en verhuurdersverklaring overleggen die niet ouder zijn dan zes maanden.

III KANDIDAATSTELLING

7. Uiterlijk vier weken voor de verkiezing worden de kiesgerechtigden door (tenminste) mededeling op de website van de vereniging en/of een schriftelijke uitnodigingsbrief in de gelegenheid gesteld zich kandidaat te stellen, onder mededeling van de criteria als bedoeld in artikel 6. De periode van kandidaatstelling bedraagt tenminste twee weken.

8. Kandidaten voor de verkiezing kunnen worden voorgedragen door het bestuur of door een groep van individuele kiesgerechtigden. De kandidaatstelling door individuele kiesgerechtigden geschiedt middels schriftelijke aanmelding bij het bestuur c.q. bij de verkiezingscommissie. Deze voordracht dient vergezeld te gaan van de naam, adres en handtekening van tenminste 10 kiesgerechtigde leden. Een kiesgerechtigd huurder kan slechts één voordracht/kandidaatstelling steunen. De schriftelijke kandidaatstellingen worden vernietigd, twee weken na bekendmaking van de verkiezingsuitslag.

9. Het bestuur c.q. de verkiezingscommissie wijst een kandidaatstelling af indien niet is voldaan aan de criteria als bedoeld in art. 6 dan wel indien niet is voldaan aan het bepaalde in art. 8. Wordt aan het voornoemde wel voldaan, dan vindt plaatsing op de kieslijst plaats. Een ieder die is aangemeld wordt schriftelijk over zijn plaatsing of afwijzing geïnformeerd.

10. Op de kieslijst wordt van iedere kandidaat vermeld de naam, diens leeftijd en de woonplaats waar hij woonachtig is. Kandidaten worden in de gelegenheid gesteld zich middels foto en/of korte tekst (max 100 woorden) op de kieslijst te presenteren.

11. Op basis van de kandidaatstellingen wordt een kieslijst opgesteld voor de leden. De namen van de kandidaten worden in alfabetische volgorde vermeld.

IV VERKIEZING

12. Datum en wijze van verkiezen in de algemene ledenvergadering worden binnen een week na het verstrijken van de periode van kandidaatstelling bekend gesteld door (tenminste) mededeling op de website van de vereniging en/of een schriftelijke melding.

13. De verkiezing vindt plaats door verstrekking van een gewaarmerkte kieslijst van de betreffende plaats aan de kiesgerechtigden in die plaats. Op de vastgestelde Algemene leden vergadering Dit kan door verzending per post naar alle huurders, digitaal via een daartoe ingerichte web-applicatie/-site of door inrichting, waarbij de lijsten worden uitgereikt aan de stemgerechtigden die komen stemmen. Op de kieslijst staat, de datum van de verkiezing vermeld.

14. Iedere stemgerechtigd lid heeft één stem. Per huishouden is er één stemgerechtigd lid.

15. Ongeldig zijn de kieslijsten:

– die niet zijn gewaarmerkt;

– waaruit niet duidelijk de keuze van de kiesgerechtigde blijkt;

– waarop meer dan het aantal toegestane stemmen is uitgebracht;

– waarop andere aantekeningen voorkomen dan de aanwijzing van de verkozen kandidaten;

– die na de sluitingsdatum worden ontvangen.

16. Het kiesrecht is onvervreemdbaar.

V UITSLAG

17. Het aantal kandidaten, overeenkomend met het aantal beschikbare zetels voor

Lochem, Holten, Laren en Barchem met de meeste stemmen per woonplaats wordt geacht te zijn gekozen.

Indien het aantal kandidaten het aantal beschikbare zetels niet overstijgt en voldoet aan de verdeling zoals gesteld in art. 1 van dit reglement, worden de kandidaten geacht te zijn verkozen.

18. Het Bestuur stelt de uitslag van de verkiezing vast. De uitslag wordt zo spoedig mogelijk medegedeeld aan de kandidaten en aan het bestuur van Stichting Viverion. De uitslag wordt tevens bekendgemaakt op de website van HV De Berkelstreek.

19. Na telling worden de gebruikte kieslijsten in gesloten enveloppen bewaard. Indien twee weken na bekendmaking van de verkiezingsuitslag geen gemotiveerd bezwaar van een kiesgerechtigde tegen de vaststelling van de verkiezingsuitslag is binnengekomen worden de gesloten enveloppen vernietigd. Indien wel bezwaren door een kiesgerechtigde tegen de vaststelling van de verkiezingsuitslag zijn binnengekomen, zal de bestuurder van Viverion twee personen benoemen die tezamen met het bestuur van HV de Berkelstreek definitief de uitslag van de verkiezing zullen vaststellen.

VI TUSSENTIJDSE VACATURE

20. Ingeval van een tussentijdse vacature wordt voor de opengevallen plaats geen verkiezing gehouden indien de opengevallen plaats kan worden ingenomen door diegene die volgens de laatst gehouden verkiezing, in volgorde van de uitslag van de verkiezing, daarvoor met inachtneming van het bepaalde in artikel 16 als eerste in aanmerking komt en mits nog wordt voldaan aan de vereisten als bedoeld in art. 6 en art. 1. Kan op deze wijze niet in de vacature worden voorzien, dan wordt daartoe een tussentijdse verkiezing gehouden indien het aantal bestuursleden lager uitkomt dan het minimale aantal volgens art. 1 van de statuten, tenzij binnen zes maanden een algemene verkiezing plaatsvindt.

VII OVERIGEN

21. Dit reglement kan uitsluitend worden gewijzigd en aangevuld door het algemeen bestuur van HV De Berkelstreek

22. In geval van strijdigheid van dit reglement met de statuten van de HV De Berkelstreek, prevaleren de statuten.

Aldus vastgesteld in de ALV d.d. 2 juli 2020.

Namens het bestuur,

Voorzitter                                Secretaris

Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT HUURDERSVERENIGING DE BERKELSTREEK

ALGEMEEN BESTUUR (AB)
DAGELIJKS BESTUUR (DB)
VOORZITTER (DB)
SECRETARIS (DB)
PENNINGMEESTER (DB)
VERGADERINGEN
VERGOEDINGEN
NIEUWE LEDEN
WERKGROEP
INKOMSTEN/UITGAVEN

ALGEMENE LEDENVERGADERING (ALV)

SLOTBEPALINGEN

ALGEMEEN BESTUUR

  1.  
  1. Het rooster van aftreden van de bestuursleden, conform art.6, lid 5 van de statuten, wordt opgemaakt door het AB;
  2. De voorzitter, secretaris en penningmeester zullen niet in een zelfde jaar voor aftreden worden voorgedragen;
  3. Bij een tussentijds aftreden neemt het nieuw benoemde bestuurslid de plaats van de aftredende in op het rooster, doch niet automatisch ook zijn functie;
  4. Tenminste één maal per jaar wordt een zelfevaluatie gehouden op basis van een vastgesteld protocol. Hiervan wordt verslag gemaakt;
  5. Tenminste één maal per twee jaar wordt een evaluatie van het Huishoudelijk Reglement gehouden;

DAGELIJKS BESTUUR

  •  
  1. Het DB kan in spoedeisende gevallen treden in de competentie van het AB;
  2. Het legt in dit geval in de eerstvolgende AB-vergadering verantwoording af van het door haar gevoerde beleid;
  3. Het DB bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester;
  4. In de vergadering van het DB dienen besluiten met algemene stemmen te worden genomen;

Bij ontbreken van overeenstemming wordt het voorstel in het AB aan de orde gesteld;

  •  

Wanneer een Dagelijks Bestuurslid tussentijds zijn lidmaatschap van het AB neerlegt, eindigt daarmee tevens zijn lidmaatschap van het DB;

VOORZITTER

  1.  

De taak van de voorzitter omvat tenminste de volgende zaken:

  1. Geeft sturing en leiding aan de dagelijkse gang van zaken;
  2. Het mede-voorbereiden en leiden van de vergaderingen van het AB, DB en ALV;
  3. Zorgdragen voor het nakomen van de bepalingen van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en het Verkiezingsreglement;
  4. Het leggen en onderhouden van die contacten, zowel binnen als buiten de vereniging, welke van toegevoegde waarde zijn aan de bevordering van het goed functioneren van de vereniging;
  5. Hij/Zij ondertekent de stukken, die betrekking hebben op bestuurlijk niveau;
  6. Alle werkzaamheden welke statutair zijn vastgesteld, alsmede door het AB zijn opgedragen c.q. overeengekomen en middels een besluit zijn vastgelegd;

SECRETARIS

  •  


De taak van de secretaris omvat:

  1. Het verzorgen van de notulen van de vergaderingen van het AB en DB
  2. Het opstellen van de jaarverslagen;
  3. Het voeren van de correspondentie van de vereniging;
  4. Het zorgdragen voor het archief van de vereniging, voor zover dit niet betreft de archieven van eventueel ingestelde commissies;
  5. Het tijdig bijéén roepen van de vergaderingen en – indien hij/zij opdracht daartoe krijgt – van werkgroepen of commissies;
  6. Hij ondertekent alle stukken die betrekking hebben op het bestuurlijk niveau en parafeert die stukken die betrekking hebben op uitvoeringsniveau van bijv. een projectleider ( werkgroep-/commissievoorzitter ) namens het bestuur;
  7. Alle werkzaamheden welke statutair zijn vastgesteld, alsmede door het AB en DB zijn opgedragen c.q. overeengekomen en middels een besluit zijn vastgesteld;

 

PENNINGMEESTER

  •  

De taak van de penningmeester omvat:

  1. Het geldelijk beheer van de vereniging;
  2. Het opstellen van de jaarlijkse- en meerjaren begroting;
  3. Het toezicht op het door een extern administratiekantoor doen opmaken van de exploitatierekening, per kwartaal een financieel overzicht en de balans- en jaarrekening;
  1. Het zorgdragen voor een tijdige controle van de financiële administratie door een extern administratiekantoor welke is benoemd door het AB;
  2. Alle werkzaamheden welke statutair zijn vastgesteld, alsmede door het AB zijn opgedragen c.q. overeengekomen en middels een besluit zijn vastgesteld;
  3. Hij tekent alle financiële transacties tot € 500,- en bij zijn ontstentenis de gemachtigde voorzitter;
  4. Voor financiële transacties van € 500,- tot € 1000,- tekenen de penningmeester en de voorzitter tezamen, en bij ontstentenis van één van dezen de gemachtigde secretaris;
  5. Alle uitgaven boven de € 1000,- behoeft de goedkeuring van het Algemeen Bestuur, met uitzondering op de uitbetalingen van de contributie Woonbond en advies- en scholingskosten;
  6. Heeft mogelijkheid tot maximale pintransactie van € 250,- per keer;

Heeft mogelijkheid tot maximale pin transactie van € 1000,- per maand;

VERGADERINGEN

  •  
  1. De agenda van de te houden vergadering vermeldt in ieder geval de vaststelling van het verslag van de vorige vergadering, welk verslag tevoren aan de leden van het bestuur wordt toegezonden;
  2. Na vaststelling van het verslag door het bestuur ondertekenen de voorzitter en secretaris het verslag;
  3. Het AB kan aan het DB bevoegdheden delegeren uitgezonderd hiervan zijn :
    1. Het goedkeuren van de begroting;

    1. Het goedkeuren van de door een extern administratiekantoor opgestelde balans- en jaarrekening;
  1. De vergaderingen van het AB kunnen desgewenst worden bijgewoond door een externe deskundige, welke dan een adviserende stem heeft;
  2. Indien deze adviseur punten behandeld wil zien, dan dienen deze van een toelichting voorzien, minstens twee dagen voor de vergadering bij het secretariaat te worden ingediend;
  3. Het secretariaat draagt zorg voor een aanvulling op de agenda;
  4. Besluiten en acties die voor de leden van belang zijn worden in een nieuwsbrief bekend gemaakt, tenminste 2x per jaar;
  5. Verslagen kunnen alleen aan leden ter inzage beschikbaar gesteld worden, op aanvraag via het secretariaat en getoond worden voorafgaand aan de eerst volgende vergadering;

 

 

VERGOEDINGEN

  •  
  1. De leden van het bestuur ontvangen een jaarlijkse vergoeding voor hun werkzaamheden. De hoogte en de verdeling over de bestuursfuncties van deze (vrijwilligers) vergoeding wordt door het AB vastgesteld en jaarlijks opgenomen in de begroting;
  2. Bestuurders ontvangen indien strikt noodzakelijk voor het uitoefenen van hun functie een redelijke kilometervergoeding tenzij het AB anders besluit;
  •  
  1. De leden van het AB krijgen alle gemaakte kosten voor bureaumateriaal vergoed na overlegging van de aankoopnota/kassabon. Het AB kan indien noodzakelijk toelichting vragen over de aankoop en eventuele aanvullende regels maken;
  2. Het totaal van alle vergoedingen tezamen mag voor elk bestuurslid niet het maximum jaarbedrag voor vrijwilligersvergoedingen overschrijden in verband met de inkomstenbelasting;

NIEUWE BESTUURSLEDEN

  •  
  1. Als een aankomend bestuurslid zich aanmeld wordt er eerst een kennismakingsgesprek gehouden met deze persoon door twee leden van het DB;
  2. Daarna worden aankomende bestuursleden uitgenodigd om een AB-vergadering bij te wonen;
  3. De ALV besluit over toetreding vaneen nieuw bestuurslid. De procedure is nader vastgelegd in een verkiezingsreglement;
  4. Een nieuw bestuurslid dient zich in te zetten voor een functie binnen het AB;
  5. Nieuwe leden van het AB zullen ingeschreven worden bij de KvK;
  6. Een bestuurslid kan niet ook lid zijn van een andere huurdersvereniging;
  7. Elk bestuurslid ondertekent een vrijwilligerscontract met HV De Berkelstreek;

Werkgroep

  1.  
Het bestuur heeft de bevoegdheid een werkgroep
  1. in te stellen, mits de taak van deze is gericht op het bereiken van de doelstelling van de vereniging zoals omschreven in artikel 2 van de Statuten;
  2. Leden van Huurdersvereniging De Berkelstreek kunnen zich inzetten in elke werkgroep, mits het AB anders besluit;
  3. In iedere werkgroep dient minimaal 1 bestuurslid plaats te nemen, die tevens de functie van voorzitter op zich neemt;
  4. De taakstelling wordt door het AB bepaald/goedgekeurd;
  5. Alle financiële handelingen dienen vooraf ter goedkeuring voorgelegd te worden bij het AB ;
  6. De werkgroep wijst uit hun midden een notulist aan;
  7. Alle in- en uitgaande post van de werkgroep verloopt via het secretariaat;
  8. Alle verslagen van de werkgroepen worden bij het secretariaat van het AB aangeboden;
  9. Alleen art. 9 van het huishoudelijk reglement is niet van toepassing bij werkgroepen;
  10. Het AB heeft de bevoegdheid een werkgroep te allen tijde te ontbinden;
  11. Bij het ontstaan van een werkgroep bepaald het AB of er, en zo ja hoe groot, een onkostenvergoeding moet zijn;

INKOMSTEN/UITGAVEN

  1.  

De inkomsten van de vereniging bestaan uit:

  1. Contributies;
  2. Subsidie van Viverion t.b.v. werkzaamheden bestuur en werkgroepen Huurdersvereniging;
  3. Subsidie van derden en andere inkomsten ( bijv. legaten en schenkingen);

      De uitgaven van de vereniging bestaan uit:

  1. Onkosten t.b.v. advisering en scholing na overleg met Viverion:
  2. Uitgaven die vooraf in een jaarbegroting zijn opgenomen welke door Viverion is goedgekeurd;
  3. De huurdersvereniging dient ieder jaar aan haar leden en aan Viverion verantwoording af te leggen over de uitgaven van het afgelopen jaar;
  4. Het bestuur heeft bevoegdheid bedragen voor toekomstige plannen te reserveren tot een met Viverion overeen te komen maximumbedrag;

ALGEMENE VERGADERING

12.  

1.     De algemene vergadering wordt bijeengeroepen en gehouden zoals is geregeld in artikelen 10 t/m 13 van de statuten.
2.     Bij eventuele calamiteiten kan het bestuur een algemene vergadering uitschrijven.

 

 

SLOTBEPALINGEN

 

  1.  
  2. In gevallen waarin dit Reglement niet voorziet of ingeval enig Artikel voor verschillende uitleg vatbaar is, besluit het AB;
  3. Wijzigingen in dit Huishoudelijk Reglement kunnen alleen aangebracht worden door het AB, bij volstrekte meerderheid van stemmen en na goedkeuring van de ALV;
  4. Dit Reglement treedt in werking met ingang van de dag waarop het is goedgekeurd door de ALV en vastgesteld door het Algemeen Bestuur;

Aldus vastgesteld in de ALV van 2 juli 2020: